Cos’è il virtual office e a chi può essere utile?

Il lavoro del futuro si chiama smart working, si farà da remoto senza rinunciare all’ufficio per condividere esperienze, formazione e relazioni. Le aziende e i professionisti sceglieranno anche la formula virtual office per esigenze di immagine e di prossimità.

Location prestigiosa

Cambiamenti epocali: chi avrebbe immaginato, solo due anni fa, di pensare che le aziende avrebbero consentito ai propri dipendenti di lavorare da casa? E chi avrebbe immaginato che l’evoluzione di alcune situazioni lavorative sarebbe diventata addirittura virtuale? Ecco come è cambiato lo scenario.

VRTUAL OFFICE COME FUNZIONA

Il 2020 è stato l’anno dello spartiacque e dell’accelerazione digitale. Durante l’epoca della situazionepandemica da Covid19 il lavoro ha subito bruschi cambiamenti: se a inizio anno 2020 si tentava di sopravvivere nella speranza di tornare alle origini pre-Covid, a inizio anno 2021, le parole smart working e virtual office sono entrate nel gergo comune come nuova quotidianità capovolgendo ritmi, stereotipi e organizzazioni lavorative. A fine 2021 si è giunti a legiferare su questa nuova modalità lavorativa.

Adesso proviamo a spiegare il significato del termine ‘virtual office’, da molti interpretato come un’alternativa al coworking.

COS’È DUNQUE, IL VIRTUAL OFFICE?

Virtuale è un termine che deriva dal latino medievale: virtualis, der. di virtus – virtù, facoltà, potenza – e in filosofia è sinonimo di potenziale, ovvero esistente in potenza (e si contrappone ad attuale, reale, effettivo). Declinato al mondo lavorativo, quindi, è un ufficio potenzialmente esistente, con un indirizzo fisico, ma senza un ufficio vero e proprio.

Spieghiamo meglio con un esempio. Un’azienda con sede legale a Milano decide di avere un virtual office a Bari e si rivolge a un centro specializzato – il business center – per usufruire dell’indirizzo di quest’ultimo: tramite una formula in abbonamento, dunque, l’azienda compra il diritto di utilizzare l’indirizzo barese insieme ai servizi collegati e che il business center mette a disposizione: si parla dell’apposizione di una targa e/o di un’insegna, della gestione della corrispondenza in tempo reale (posta ordinaria, raccomandate, plichi etc.), della possibilità di utilizzare quell’indirizzo ai fini della comunicazione istituzionale (riportando l’indirizzo sul sito, sulla carta intestata, sui bigliettini da visita etc.), della opportunità di godere di un numero telefonico locale e del servizio di segretariato in loco per rispondere alle chiamate e/o alle richieste di informazioni in presenza di possibili clienti, dell’occasione di avere un front office in città senza pagare una risorsa umana.

A CHI TORNA UTILE UN VIRTUAL OFFICE?

L’esempio succitato, relativo all’azienda, tuttavia, può essere mutuato anche dal professionista (avvocato, ingegnere, psicologo, medico specialista, commercialista, biologo e via dicendo) domiciliato in un luogo ma che – per esigenze di immagine o altro – vuol essere presente anche in un altro luogo. L’impresa vale la spesa, come si dice, perché quello che si stipula è un contratto in abbonamento e con una cifra mensile gestibilissima ci si garantisce un altro indirizzo rispetto a quello di origine.

Si pensi anche alle agenzie di qualsiasi natura che scelgono questa formula per garantirsi un servizio di segreteria e front office a basso costo e senza assumere personale.

CHI EROGA IL SERVIZIO DI VIRTUAL OFFICE?

Diffidate di chi si è improvvisato per via della situazione pandemica. Chi eroga questo servizio è un business center, con personale ad hoc formato per gestire le esigenze di ogni singolo cliente e che fornisce assistenza sul territorio ai clienti dei suoi clienti.

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